Nuevas tecnologías. Viejos problemas
Regresando a los temas de reconversión empresarial que iniciamos hace un par de meses, tenemos un fenómeno que deberíamos tomar en cuenta para resaltar la importancia de un trabajo de reingeniería en nuestras empresas antes de dar el salto hacia otras estructuras mas recientes y "mas de moda".
Me refiero a la implantación de sistemas ERP (Enterprise Resuorce Planning), o sea sistemas tipo SAP, People Soft o AXAPTA que tienen soluciones completas y parametrizables a cada empresa.
En algunas de nuestras empresas se están pasando a estos programas que cuestan considerable dinero y consumen mucho recurso humano y económico para ser implantados, pero ùnicamente están migrando sus viejos esquemas a un nuevo sistema y se enfranscan en la personalización del mismo, dando como resultado un esfuerzo infructuoso porque no aprovechan todas las características del sistema y solo logran integrar sus sistemas pero no obtener un verdadero Retorno de la Inversión.
Un ERP es un sistema de información que integra aplicaciones informáticas para gestionar todos los departamentos y funciones de una empresa: contabilidad financiera y analítica, finanzas, producción, mantenimiento, logística, recursos humanos, materiales, gestión de activos, compras y pagos, ventas y cobros, bancos y efectos, tesorería, cartera, gestión de proyectos, etc.
Cuando se adquiere un ERP se hace pensando en que se espera un Retorno de Inversión que compense a corto plazo el enorme gasto que significa la implantación de un sistema de este tipo.
Este retorno de la inversión debe manifestarse en un incremento de la productividad a todo nivel dentro de la empresa, a la disminución de costos administrativos y un tiempo de respuesta mas rápido y eficiente en todas las áreas de la Compañía.
Por otro lado los usuarios esperan que el sistema les resuelva muchas de las operaciones que actualmente hacen manual o semi manuales, para dedicarse al análisis de resultados en el caso financiero y establecer proyecciones de ventas, compras o de producción basadas en información confiable.
Esto lleva a que la situación de éxito o fracaso no corresponde solamente al Software ya que se puede dar el caso que simplemente se esté transplantando un proceso antiguo a un sistema moderno y sea dicho proceso el que causa la falla en el resultado y no porque el proceso sea malo, sino porque no está pensado en función del ERP.
En la implantación se debe tomar en cuenta que forzosamente se debe aprovechar para plantear una reingeniería de los procesos que tendrán que ver con el sistema, de manera de eliminar la mayor parte de desperdicio en el proceso y dejar solo tiempos productivos (hasta donde sea posible) y aprovechar los recursos que ofrece el sistema para tratar de agilizar al máximo el ñrocedimiento.
Un ERP por si mismo, independiente de los completo o caro que sea, no impactara en la rentabilidad del negocio si continuamos realizando lo mismo que antes de su implantación.
Con la nueva herramienta tendremos que implantar nuevas maneras de hacer la cosas (procesos de negocio) y rediseñar los existentes, pero no sin antes la organización defina cuales son estos procesos y acepte su utilización de forma unánime y coordinada en base a las posibilidades del ERP.
Sin ningún tipo de duda, la única manera de obtener un Retorno de la Inversión es mejorando los procesos de negocio que puede soportar un ERP y utilizando al máximo la herramienta como gestora de la información.
Del lado del departamento de Informática se debe ante todo conocer el sistema y la forma de configurarlo, además de tener las licencias suficientes para desarrollar la labor de mantenimiento, considerando también que el mantenimiento y administración del sistema es una labor muy aparte del mantenimiento de la infraestructura informática (Servidores, Usuarios, la Red, mantenimiento físico de los equipos, etc.) que requieren su propio nivel de dedicación.
Para poder configurar y “personalizar” el sistema a la empresa es necesario que el personal de informática cuente con la capacitación debida en el manejo y administración del mismo, para lo cual debe existir un plan de capacitación constante del personal involucrando, definiendo la forma de poder “afianzar” a este personal en el que se invertirá tiempo y en algunos casos recursos económicos en las capacitaciones necesarias.
Debe además existir una comunicación entre la parte financiera, administrativa, operativa e informática para hablar el mismo idioma a la hora de configurar los reportes y establecer las “reglas del negocio” que regirán el flujo de procesos y operaciones de la empresa para la configuración antes de la implantación.
Esto requiere establecer las metas que se esperan, definir la metodología a seguir, calcular los costos y tiempos necesarios para establecer posibilidades de ROI, definir plan de trabajo, ejecutar el plan cuidando sobre todo de cumplir tiempos y metas, retroalimentar en todas las fases para hacer los ajustes necesarios y afinar los procedimientos, darle el mantenimiento después de implantado para ajustarlos a los cambios de políticas o de necesidades.
Hay dos tipos de actividades en los proyectos: Los trabajos de ejecución del proyecto y los trabajos de administración del proyecto que llevan cada uno su propia metodología, planificación y actividades, pero que garantizan el éxito del mismo.
Regresando a los temas de reconversión empresarial que iniciamos hace un par de meses, tenemos un fenómeno que deberíamos tomar en cuenta para resaltar la importancia de un trabajo de reingeniería en nuestras empresas antes de dar el salto hacia otras estructuras mas recientes y "mas de moda".
Me refiero a la implantación de sistemas ERP (Enterprise Resuorce Planning), o sea sistemas tipo SAP, People Soft o AXAPTA que tienen soluciones completas y parametrizables a cada empresa.
En algunas de nuestras empresas se están pasando a estos programas que cuestan considerable dinero y consumen mucho recurso humano y económico para ser implantados, pero ùnicamente están migrando sus viejos esquemas a un nuevo sistema y se enfranscan en la personalización del mismo, dando como resultado un esfuerzo infructuoso porque no aprovechan todas las características del sistema y solo logran integrar sus sistemas pero no obtener un verdadero Retorno de la Inversión.
Un ERP es un sistema de información que integra aplicaciones informáticas para gestionar todos los departamentos y funciones de una empresa: contabilidad financiera y analítica, finanzas, producción, mantenimiento, logística, recursos humanos, materiales, gestión de activos, compras y pagos, ventas y cobros, bancos y efectos, tesorería, cartera, gestión de proyectos, etc.
Cuando se adquiere un ERP se hace pensando en que se espera un Retorno de Inversión que compense a corto plazo el enorme gasto que significa la implantación de un sistema de este tipo.
Este retorno de la inversión debe manifestarse en un incremento de la productividad a todo nivel dentro de la empresa, a la disminución de costos administrativos y un tiempo de respuesta mas rápido y eficiente en todas las áreas de la Compañía.
Por otro lado los usuarios esperan que el sistema les resuelva muchas de las operaciones que actualmente hacen manual o semi manuales, para dedicarse al análisis de resultados en el caso financiero y establecer proyecciones de ventas, compras o de producción basadas en información confiable.
Esto lleva a que la situación de éxito o fracaso no corresponde solamente al Software ya que se puede dar el caso que simplemente se esté transplantando un proceso antiguo a un sistema moderno y sea dicho proceso el que causa la falla en el resultado y no porque el proceso sea malo, sino porque no está pensado en función del ERP.
En la implantación se debe tomar en cuenta que forzosamente se debe aprovechar para plantear una reingeniería de los procesos que tendrán que ver con el sistema, de manera de eliminar la mayor parte de desperdicio en el proceso y dejar solo tiempos productivos (hasta donde sea posible) y aprovechar los recursos que ofrece el sistema para tratar de agilizar al máximo el ñrocedimiento.
Un ERP por si mismo, independiente de los completo o caro que sea, no impactara en la rentabilidad del negocio si continuamos realizando lo mismo que antes de su implantación.
Con la nueva herramienta tendremos que implantar nuevas maneras de hacer la cosas (procesos de negocio) y rediseñar los existentes, pero no sin antes la organización defina cuales son estos procesos y acepte su utilización de forma unánime y coordinada en base a las posibilidades del ERP.
Sin ningún tipo de duda, la única manera de obtener un Retorno de la Inversión es mejorando los procesos de negocio que puede soportar un ERP y utilizando al máximo la herramienta como gestora de la información.
Del lado del departamento de Informática se debe ante todo conocer el sistema y la forma de configurarlo, además de tener las licencias suficientes para desarrollar la labor de mantenimiento, considerando también que el mantenimiento y administración del sistema es una labor muy aparte del mantenimiento de la infraestructura informática (Servidores, Usuarios, la Red, mantenimiento físico de los equipos, etc.) que requieren su propio nivel de dedicación.
Para poder configurar y “personalizar” el sistema a la empresa es necesario que el personal de informática cuente con la capacitación debida en el manejo y administración del mismo, para lo cual debe existir un plan de capacitación constante del personal involucrando, definiendo la forma de poder “afianzar” a este personal en el que se invertirá tiempo y en algunos casos recursos económicos en las capacitaciones necesarias.
Debe además existir una comunicación entre la parte financiera, administrativa, operativa e informática para hablar el mismo idioma a la hora de configurar los reportes y establecer las “reglas del negocio” que regirán el flujo de procesos y operaciones de la empresa para la configuración antes de la implantación.
Esto requiere establecer las metas que se esperan, definir la metodología a seguir, calcular los costos y tiempos necesarios para establecer posibilidades de ROI, definir plan de trabajo, ejecutar el plan cuidando sobre todo de cumplir tiempos y metas, retroalimentar en todas las fases para hacer los ajustes necesarios y afinar los procedimientos, darle el mantenimiento después de implantado para ajustarlos a los cambios de políticas o de necesidades.
Hay dos tipos de actividades en los proyectos: Los trabajos de ejecución del proyecto y los trabajos de administración del proyecto que llevan cada uno su propia metodología, planificación y actividades, pero que garantizan el éxito del mismo.
