Martes, 18 de octubre de 2005
Nuevas tecnolog?as. Viejos problemas
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Regresando a los temas de reconversi?n empresarial que iniciamos hace un par de meses, tenemos un fen?meno que deber?amos tomar en cuenta para resaltar la importancia de un trabajo de reingenier?a en nuestras empresas antes de dar el salto hacia otras estructuras mas recientes y "mas de moda".

Me refiero a la implantaci?n de sistemas ERP (Enterprise Resuorce Planning), o sea sistemas tipo SAP, People Soft o AXAPTA que tienen soluciones completas y parametrizables a cada empresa.

En algunas de nuestras empresas se est?n pasando a estos programas que cuestan considerable dinero y consumen mucho recurso humano y econ?mico para ser implantados, pero ?nicamente est?n migrando sus viejos esquemas a un nuevo sistema y se enfranscan en la personalizaci?n del mismo, dando como resultado un esfuerzo infructuoso porque no aprovechan todas las caracter?sticas del sistema y solo logran integrar sus sistemas pero no obtener un verdadero Retorno de la Inversi?n.

Un ERP es un sistema de informaci?n que integra aplicaciones inform?ticas para gestionar todos los departamentos y funciones de una empresa: contabilidad financiera y anal?tica, finanzas, producci?n, mantenimiento, log?stica, recursos humanos, materiales, gesti?n de activos, compras y pagos, ventas y cobros, bancos y efectos, tesorer?a, cartera, gesti?n de proyectos, etc.

Cuando se adquiere un ERP se hace pensando en que se espera un Retorno de Inversi?n que compense a corto plazo el enorme gasto que significa la implantaci?n de un sistema de este tipo.

Este retorno de la inversi?n debe manifestarse en un incremento de la productividad a todo nivel dentro de la empresa, a la disminuci?n de costos administrativos y un tiempo de respuesta mas r?pido y eficiente en todas las ?reas de la Compa??a.

Por otro lado los usuarios esperan que el sistema les resuelva muchas de las operaciones que actualmente hacen manual o semi manuales, para dedicarse al an?lisis de resultados en el caso financiero y establecer proyecciones de ventas, compras o de producci?n basadas en informaci?n confiable.
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Esto lleva a que la situaci?n de ?xito o fracaso no corresponde solamente al Software ya que se puede dar el caso que simplemente se est? transplantando un proceso antiguo a un sistema moderno y sea dicho proceso el que causa la falla en el resultado y no porque el proceso sea malo, sino porque no est? pensado en funci?n del ERP.

En la implantaci?n se debe tomar en cuenta que forzosamente se debe aprovechar para plantear una reingenier?a de los procesos que tendr?n que ver con el sistema, de manera de eliminar la mayor parte de desperdicio en el proceso y dejar solo tiempos productivos (hasta donde sea posible) y aprovechar los recursos que ofrece el sistema para tratar de agilizar al m?ximo el ?rocedimiento.

Un ERP por si mismo, independiente de los completo o caro que sea, no impactara en la rentabilidad del negocio si continuamos realizando lo mismo que antes de su implantaci?n.

Con la nueva herramienta tendremos que implantar nuevas maneras de hacer la cosas (procesos de negocio) y redise?ar los existentes, pero no sin antes la organizaci?n defina cuales son estos procesos y acepte su utilizaci?n de forma un?nime y coordinada en base a las posibilidades del ERP.

Sin ning?n tipo de duda, la ?nica manera de obtener un Retorno de la Inversi?n es mejorando los procesos de negocio que puede soportar un ERP y utilizando al m?ximo la herramienta como gestora de la informaci?n.

Del lado del departamento de Inform?tica se debe ante todo conocer el sistema y la forma de configurarlo, adem?s de tener las licencias suficientes para desarrollar la labor de mantenimiento, considerando tambi?n que el mantenimiento y administraci?n del sistema es una labor muy aparte del mantenimiento de la infraestructura inform?tica (Servidores, Usuarios, la Red, mantenimiento f?sico de los equipos, etc.) que requieren su propio nivel de dedicaci?n.

Para poder configurar y ?personalizar? el sistema a la empresa es necesario que el personal de inform?tica cuente con la capacitaci?n debida en el manejo y administraci?n del mismo, para lo cual debe existir un plan de capacitaci?n constante del personal involucrando, definiendo la forma de poder ?afianzar? a este personal en el que se invertir? tiempo y en algunos casos recursos econ?micos en las capacitaciones necesarias.

Debe adem?s existir una comunicaci?n entre la parte financiera, administrativa, operativa e inform?tica para hablar el mismo idioma a la hora de configurar los reportes y establecer las ?reglas del negocio? que regir?n el flujo de procesos y operaciones de la empresa para la configuraci?n antes de la implantaci?n.

Esto requiere establecer las metas que se esperan, definir la metodolog?a a seguir, calcular los costos y tiempos necesarios para establecer posibilidades de ROI, definir plan de trabajo, ejecutar el plan cuidando sobre todo de cumplir tiempos y metas, retroalimentar en todas las fases para hacer los ajustes necesarios y afinar los procedimientos, darle el mantenimiento despu?s de implantado para ajustarlos a los cambios de pol?ticas o de necesidades.

Hay dos tipos de actividades en los proyectos: Los trabajos de ejecuci?n del proyecto y los trabajos de administraci?n del proyecto que llevan cada uno su propia metodolog?a, planificaci?n y actividades, pero que garantizan el ?xito del mismo.
Publicado por hunnapuh @ 7:01  | Poemas y otras hierbas
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