Reingenieria o muerte
Hemos hablado ya bastante de los problemas económicos actuales y por venir a causa de los efectos que los tratados de libre comercio nos traerá si no nos ponemos las pilas y mejoramos la calidad y productividad de nuestras empresas. Hablar del problema es fácil, todos lo vemos o lo vivimos en alguna medida, por eso todos somos expertos en el planteo del problema, lo jodido es meterse con la solución o con la presentación de las posibles soluciones, dentro de nuestra humilde experiencia laboral, algunos hemos asistido a procesos de reconversión industrial o de reingeniería que pareciera ser una de las panaceas para poder sacar adelante a nuestras empresas, y de lo poco que pudimos ver y hacer queda una experiencia que debe ser compartida con los lectores, asi invito tambien a Jjmar que comparta sus experiencias administrativas o de gestión y a nuestros lectores que aporten cada uno lo que puedan al tema.
Hablaremos hoy de algo que ha estado en boca de todo mundo desde finales de los años 80, pero que pocos realmente comprenden y la mayoría desconocemos: LA REINGENIERIA DE PROCESOS.
De las muchas definiciones que existen me gusta la que sigue por Breve y clara.
"Es un medio para lograr cambios radicales en el desempeño, tomando como las medidas el costo, los tiempos de los ciclos, el servicio y la calidad, y buscando la mejora de los procesos relacionados con el cliente para que le agreguen valor real".
TOBÓN L., José Ignacio. Reingeniería de procesos: la nueva arma competitiva. Medellín: [s. n.], 1994. p.17.
Los objetivos básicos de la Reingeniería de procesos son:
1.Mejorar la atención a las necesidades de los clientes
2.Reducir el tiempo de la respuesta
3.Disminuir costos.
La finalidad de toda Reingenieria es SOBREVIVIR a la competencia, ya sea esta local o Global.
¡Nuestras empresas deben ser mas competitivas! es el grito que todo mundo anda pregonando para nuestras empresas, pero nadie dice como hacerlo.
La reingeniería toca los puntos y centros mas importantes de la empresa.
La Administración.
Las Gerencias y Jefaturas. Como entidades de Planicación y direccion del proyecto.
Los recursos:
Humanos. Motivación, Capacitación, participación.
Financieros. Herramientas financieras para la dirección
Equipos e instalaciones. Adecuados y eficientes
Conocimiento. Los empleados deben conocer la empresa y a sus competidores
Procesos de integración
Plataforma Tecnonogica. Inversión acertada en Tecnología
Entorno. Conocimiento del Area de Negocios
Productos o Servicios. Compromiso con la calidad del producto o servicio
En muchas empresas, definen la reducción de costos como : recortar personal, controlar hasta la avaricia los consumos de recursos (papelería, equipo, materia prima), y se ahorran unos cuantos dolares pero dejan al personal sobrecargado y sin recursos con lo que la productividad baja, esto porque confunden la Reingeniería con otras cosas.
Existen otras corrientes administrativas y acciones que conforman métodos para la aplicación de la reingeniería o recomendaciones finales pero que no son reingeniería en sí pero algunas personas consideran que lo son y su implementeación arbitraria en lugar de ayudar puede dañar a la empresa.
Ejemplos.
1.Downsizing.
"Adelgazamiento", "Disminución del Tamaño", que se refiere a la disminución de la estructura que erróneamente se considera que de por sí es reingeniería.
Las empresas empiezan a despedir gente (generalmente operativa) y a recargar en los otros el trabajo que va quedando sin dueño, de manera que por ahorrarse unos cuandos dolares en sueldos, se llega a un nivel de saturación en pocas personas quedando unas con excesivo trabajo y otras que "se la pasan ventilandoselos" todo el día y que generalmente no aportan "trabajo Productivo" por ser gerencias o jefaturas. Dando así lugar a empresas que tienen "mucho cacique y poco indio".
Estamos haciendo "Downsizing" asi que Estas despedido
2.Aplanamiento de las Estructuras.
Esto lo mismo anterior pero desde el lado de arriba, es decir que la estructura organizativa se disminuye para minimizar la burocracia y agilizar los procesos de decisión, sin embargo se corre un riesgo parecido al anterior. Esta acción debe hacerse como fase final de un proceso no es la reingeniería en sí. Se pueden llegar a extremos de estructuras organizativas en las que el departamento de facturación, pagos e inventarios queda bajo la gerencia de Informática por ejemplo.
3. Automatización:
Por si misma no resuelve el problema, ya que si no está acompañada de un adecuado proceso administrativo, la automatización solo generará gastos altos que no retornan en beneficio de los controles y registros.
Todos en la empresa pueden tener computadora pero los reportes y estados de resultado se obtienen a mano utilizandola como herramienta secretarial no como herramienta de gestion.
Y la meta no debe ser solo mejorar y controlar los procesos existentes, sino aprovechar los recursos tecnológicos para obtener cosas que actualmente no se poseen en control y gestión.
Todos tenemos Computadoras
4. Mejoramiento continuo y administración por calidad total:
Son iniciativas incontrovertibles, pues nadie niega que el mejorar continuamente sea algo bueno para una empresa. El problema radica en la necesidad de ver los resultados en el corto plazo. Las empresas no pueden ver la salvación en programas de mejoramiento continuo que tienen transcurrir seguro pero lento.
5.Benchmarking:
Es un método para compararse con otros. Proceso para identificar la buena práctica y aprender de ella. Técnica de evaluación en la cual una organización compara su desempeño del programa de calidad con otra organización reconocida en el área de la calidad. La evaluación ayuda a la organización a identificar sus debilidades ya establecer estándares con los cuales puede medir su progreso en el desarrollo y el mantenimiento de un programa de Garantía de Calidad. Ref.http://www.icas.net/icasweb/glosario.htm
Pero ojo con estas dos ultimas porque se se ponen a trabajar en base a ellas sin un proceso previo de reingeniería se cae en problemas peores ya que por copiar modelos de otras empresas que no se adaptan a nuestro entorno, se obtienen resultados peores que cuando no se hacía nada y el estar "probando" cambios de tecnicas en procesos sin estar conciente de la realidad de nuestra empresa tambien resulta frustrante al no obtener los resultados deseados.
No existe una "receta" para aplicar la Reingeniería de procesos, sin embargo hay cuestiones que son fundamentales y deben plantearse antes de pensar en Proyecto de Reingeniería.
Vamos por partes.
1. Las empresas producen bienes o servicios, los cuales se venden esperando obtener ganancia.
2. Si el producto o servicio cuesta mucho dinero para crearlo, el precio al consumidor o cliente será alto.
3.Si una empresa tiene productos mas caros que las otras empresas que hacen lo mismo, es porque no tiene bien controlados sus costos, está pretendiendo ganar mucho mas porcentaje o tiene mal organizado su aparato productivo, existen otras causas pero quedemonos con estas.
4.Primero hay que controlar los costos, estableciendo un análisis y detalle de los mismos para poder compararlos con el costo final e identificar cuales son los rubros que debemos atacar.
5.Si es la materia prima. habrá que buscar nuevos proveedores, gestionar mejores precios, disminuir el desperdicio o merma, reformular, etc.
6.Si es en el proceso productivo tendremos que revisar y replantear dicho proceso, es decir, hacer reingeniería de procesos.
En la proxima entrega veremos un modelo (no es el único) de aplicación de la reingeniería de procesos.
Hemos hablado ya bastante de los problemas económicos actuales y por venir a causa de los efectos que los tratados de libre comercio nos traerá si no nos ponemos las pilas y mejoramos la calidad y productividad de nuestras empresas. Hablar del problema es fácil, todos lo vemos o lo vivimos en alguna medida, por eso todos somos expertos en el planteo del problema, lo jodido es meterse con la solución o con la presentación de las posibles soluciones, dentro de nuestra humilde experiencia laboral, algunos hemos asistido a procesos de reconversión industrial o de reingeniería que pareciera ser una de las panaceas para poder sacar adelante a nuestras empresas, y de lo poco que pudimos ver y hacer queda una experiencia que debe ser compartida con los lectores, asi invito tambien a Jjmar que comparta sus experiencias administrativas o de gestión y a nuestros lectores que aporten cada uno lo que puedan al tema.
Hablaremos hoy de algo que ha estado en boca de todo mundo desde finales de los años 80, pero que pocos realmente comprenden y la mayoría desconocemos: LA REINGENIERIA DE PROCESOS.
De las muchas definiciones que existen me gusta la que sigue por Breve y clara.
"Es un medio para lograr cambios radicales en el desempeño, tomando como las medidas el costo, los tiempos de los ciclos, el servicio y la calidad, y buscando la mejora de los procesos relacionados con el cliente para que le agreguen valor real".
TOBÓN L., José Ignacio. Reingeniería de procesos: la nueva arma competitiva. Medellín: [s. n.], 1994. p.17.
Los objetivos básicos de la Reingeniería de procesos son:
1.Mejorar la atención a las necesidades de los clientes
2.Reducir el tiempo de la respuesta
3.Disminuir costos.
La finalidad de toda Reingenieria es SOBREVIVIR a la competencia, ya sea esta local o Global.
¡Nuestras empresas deben ser mas competitivas! es el grito que todo mundo anda pregonando para nuestras empresas, pero nadie dice como hacerlo.
La reingeniería toca los puntos y centros mas importantes de la empresa.
La Administración.
Las Gerencias y Jefaturas. Como entidades de Planicación y direccion del proyecto.
Los recursos:
Humanos. Motivación, Capacitación, participación.
Financieros. Herramientas financieras para la dirección
Equipos e instalaciones. Adecuados y eficientes
Conocimiento. Los empleados deben conocer la empresa y a sus competidores
Procesos de integración
Plataforma Tecnonogica. Inversión acertada en Tecnología
Entorno. Conocimiento del Area de Negocios
Productos o Servicios. Compromiso con la calidad del producto o servicio
En muchas empresas, definen la reducción de costos como : recortar personal, controlar hasta la avaricia los consumos de recursos (papelería, equipo, materia prima), y se ahorran unos cuantos dolares pero dejan al personal sobrecargado y sin recursos con lo que la productividad baja, esto porque confunden la Reingeniería con otras cosas.
Existen otras corrientes administrativas y acciones que conforman métodos para la aplicación de la reingeniería o recomendaciones finales pero que no son reingeniería en sí pero algunas personas consideran que lo son y su implementeación arbitraria en lugar de ayudar puede dañar a la empresa.
Ejemplos.
1.Downsizing.
"Adelgazamiento", "Disminución del Tamaño", que se refiere a la disminución de la estructura que erróneamente se considera que de por sí es reingeniería.
Las empresas empiezan a despedir gente (generalmente operativa) y a recargar en los otros el trabajo que va quedando sin dueño, de manera que por ahorrarse unos cuandos dolares en sueldos, se llega a un nivel de saturación en pocas personas quedando unas con excesivo trabajo y otras que "se la pasan ventilandoselos" todo el día y que generalmente no aportan "trabajo Productivo" por ser gerencias o jefaturas. Dando así lugar a empresas que tienen "mucho cacique y poco indio".
Estamos haciendo "Downsizing" asi que Estas despedido
2.Aplanamiento de las Estructuras.
Esto lo mismo anterior pero desde el lado de arriba, es decir que la estructura organizativa se disminuye para minimizar la burocracia y agilizar los procesos de decisión, sin embargo se corre un riesgo parecido al anterior. Esta acción debe hacerse como fase final de un proceso no es la reingeniería en sí. Se pueden llegar a extremos de estructuras organizativas en las que el departamento de facturación, pagos e inventarios queda bajo la gerencia de Informática por ejemplo.
3. Automatización:
Por si misma no resuelve el problema, ya que si no está acompañada de un adecuado proceso administrativo, la automatización solo generará gastos altos que no retornan en beneficio de los controles y registros.
Todos en la empresa pueden tener computadora pero los reportes y estados de resultado se obtienen a mano utilizandola como herramienta secretarial no como herramienta de gestion.
Y la meta no debe ser solo mejorar y controlar los procesos existentes, sino aprovechar los recursos tecnológicos para obtener cosas que actualmente no se poseen en control y gestión.
Todos tenemos Computadoras
4. Mejoramiento continuo y administración por calidad total:
Son iniciativas incontrovertibles, pues nadie niega que el mejorar continuamente sea algo bueno para una empresa. El problema radica en la necesidad de ver los resultados en el corto plazo. Las empresas no pueden ver la salvación en programas de mejoramiento continuo que tienen transcurrir seguro pero lento.
5.Benchmarking:
Es un método para compararse con otros. Proceso para identificar la buena práctica y aprender de ella. Técnica de evaluación en la cual una organización compara su desempeño del programa de calidad con otra organización reconocida en el área de la calidad. La evaluación ayuda a la organización a identificar sus debilidades ya establecer estándares con los cuales puede medir su progreso en el desarrollo y el mantenimiento de un programa de Garantía de Calidad. Ref.http://www.icas.net/icasweb/glosario.htm
Pero ojo con estas dos ultimas porque se se ponen a trabajar en base a ellas sin un proceso previo de reingeniería se cae en problemas peores ya que por copiar modelos de otras empresas que no se adaptan a nuestro entorno, se obtienen resultados peores que cuando no se hacía nada y el estar "probando" cambios de tecnicas en procesos sin estar conciente de la realidad de nuestra empresa tambien resulta frustrante al no obtener los resultados deseados.
No existe una "receta" para aplicar la Reingeniería de procesos, sin embargo hay cuestiones que son fundamentales y deben plantearse antes de pensar en Proyecto de Reingeniería.
Vamos por partes.
1. Las empresas producen bienes o servicios, los cuales se venden esperando obtener ganancia.
2. Si el producto o servicio cuesta mucho dinero para crearlo, el precio al consumidor o cliente será alto.
3.Si una empresa tiene productos mas caros que las otras empresas que hacen lo mismo, es porque no tiene bien controlados sus costos, está pretendiendo ganar mucho mas porcentaje o tiene mal organizado su aparato productivo, existen otras causas pero quedemonos con estas.
4.Primero hay que controlar los costos, estableciendo un análisis y detalle de los mismos para poder compararlos con el costo final e identificar cuales son los rubros que debemos atacar.
5.Si es la materia prima. habrá que buscar nuevos proveedores, gestionar mejores precios, disminuir el desperdicio o merma, reformular, etc.
6.Si es en el proceso productivo tendremos que revisar y replantear dicho proceso, es decir, hacer reingeniería de procesos.
En la proxima entrega veremos un modelo (no es el único) de aplicación de la reingeniería de procesos.
